با اینکه سیستم فایلینگ و بازیابی داده ها امروزه در اکثر شرکت ها و اداره جات به شکل کامپیوتری انجام می شود، اما بازهم بسیاری از افراد از اسناد و مدارک کاغذی استفاده می کنند. همچنین با توجه به لزوم حفظ برخی داده ها، اسناد فیزیکی آن را هم در محلی نگهداری می نماید. فایل اداری دقیقا برای چنین مواقعی کاربرد دارد.
راهنمای خرید کمد فایل فلزی
وقتی قصد دارید برای خرید فایل اداری ارزان و یا گران قیمت اقدام کنید، باید نیاز های خود را بشناسید و بعد با در نظر گرفتن شرایط و ویژگی های هریک، بهترین محصول را برای خودتان انتخاب کنید.
شما باید ظاهر، کاربرد، نوع بخش بندی قفسه ها، مقدار اسناد احتمالی، فضای دفتر و بسیاری دیگر از موارد را در نظر بگیرید. در این مقاله با ما همراه باشید تا به شما کمک کنیم معیار های لازم را مشخص کرده و بهترین خرید را تجربه کنید.
نکته اول: تعیین کاربری
در ابتدا و پیش از هر تصمیم، مطمئن شوید که کاربری و میزان اسنادی که می خواهید در آن ها قرار بدهید را در نظر می گیرید. کمد فایل فلزی یک وسیله کاربردی است و باید بتواند تمامی اسنادی که می خواهید را دسته بندی کرده و در خود جای دهد. در نتیجه باید با در نظر گرفتن محیط کاری و نوع دسته بندی مد نظرتان، بهترین انتخاب را داشته باشید.
اگر یک محصول کوچک تر با ابعاد محدود تر برای شما کافیست، با خریدن فایل اداری بزرگ تر محیط را خفه نکنید. همچنین اگر بودجه محدودی را به این خرید اختصاص داده اید، حتما با کیفیت ترین و بهترین نمونه ممکن را تهیه کنید. این محفظه ها قرار است برای بایگانی اطلاعات با ارزش شما مورد استفاده قرار بگیرند و اهمیت ویژه ای دارند.
یکی از مسائلی که به شما کمک می کند، لیست کردن اسناد و وسایلی است که می خواهید در این فایل ها قرار دهید. این کار به شما کمک می کند درک بهتری از محصول مورد نیازتان داشته باشید.
نکته دوم: محیط و فضای محیط کار را در نظر بگیرید
شما مبلمان اداری و به طبع کمد فایل فلزی را برای محیط کاری تهیه می کنید. علاوه بر اینکه باید کاربرد آن را مدنظر قرار دهید، باید به زیبایی و همخوانی آن با محیط هم فکر کنید. اندازه ها و مکانی که قرار است این محصولات را در آن ها بگذارید، نباید شلوغ شود. همچنین باید ترکیب کلی محیط را در نظر بگیرید.
ناخودآگاه ظاهر دفتر روی روحیه و دید کارمندان، ارباب رجوع و شرکت هایی که برای ثبت قرارداد می آیند، تاثیر می گذارد. پس مطمئن شوید که جای مناسبی را برای آن ها در نظر می گیرید و محصولی را انتخاب می کنید که هماهنگی خوبی با محیط و وسایل آن دارد. به رنگ و شکل هندسی این قفسه ها توجه کنید.
نکته سوم: وسیله ای که نیاز دارید را بخرید
درست است که ظاهر دفاتر اهمیت زیادی دارد، اما باید حتما وسیله ای را بخرید که برای شما کاربرد دارد. انواع کمد فایل روزانه وارد بازار می شوند. نمونه های فلزی مقاومت بسیار بالایی دارند و می توانند مدارک را تا مدت ها سالم نگهدارند. اما داشتن یک تقسیم بندی کلی پیش از خرید کمد فایل فلزی اهمیت دارد. در نتیجه باید وسیله ای را انتخاب کنید که نیاز شما را برطرف می کند نه کالایی که صرفا زیباست.
به طور مثال اگر اسناد شما در زونکن قرار می گیرند، فایل اداری خود را بزرگ تر بردارید تا مدارک در آن جا بگیرند. همچنین در صورتی که نیاز دارید از آن ها محافظت کنید، نمونه های قفل دار را در نظر بگیرید.
نکته چهارم: مقرون به صرفه عمل کنید
هزینه ها را محاسبه کرده و بهترین محصول را خریداری کنید. فایل اداری فلزی یکی از محصولات بسیار کاربردی است اما قرار نیست وقتی نیاز شما محدود است، قفسه هایی با ابعاد بسیار بزرگ را خریداری کنید. در این انتخاب عجله نداشته باشید و با حوصله وسایل اداری خود را تکمیل نمایید.
نکته پنجم: به جزئیات فایل اداری توجه داشته باشید
فایل های اداری دارای تفاوت هایی هستند که آن ها را از همدیگر متمایز می کند. کارکرد آن ها یکی است و هریک برای بایگانی انواع اسناد و مدارک کاغذی طراحی شده اند. با این حال این تفاوت ها اهمیت زیادی در انتخاب یک گزینه کاربردی و مناسب دارند.
ابعاد فایل اداری
انواع کمد فایل در ابعاد متفاوتی ساخته می شوند. شما باید ابتدا مدارک مورد نظر را به شکل کلی بررسی نمایید و ببینید چه ابعادی را مد نظر دارید. معمولا این محصولات شامل کمد ها و کشو های جداگانه و دسته بندی شده می شوند. پس بعد از بررسی اندازه و تعداد مدارک، بهترین گزینه را انتخاب نمایید.
از طرف دیگر برای تعیین ابعاد نهایی، باید ببینید می خواهید آن را در کدام بخش بگذارید. در این صورت می توانید هماهنگی های لازم برای چیدمان فضایی مدرن و شیک را هم انجام دهید.
ایمنی کمد فایل فلزی
عموما مدارکی که در اداره ها و یا دفاتر بایگانی می شوند، اهمیت زیادی دارند و ارزشمند هستند. به ویژه در مکان هایی مانند بیمارستان ها و اداره های پلیس و ثبت احوال، مدارک اهمیت قانونی و پزشکی دارند.
در چنین مواقعی باید بیشتر هزینه کنید و محصولات مقاوم در برابر آّب و آتش را خریداری نمایید. انواع کمد فلزی به شکل نسوز هم طراحی و تولید شده اند. در نتیجه می توانید با بالا بردن بودجه، روی امنیت و ماندگاری مدارک مورد نظر مانور دهید.
برخی اسناد سری هستند و باید به شکل خاصی از آن ها مراقبت کنید. به همین جا بهتر است فایل اداری فلزی خود را با قفل بخرید. در این نمونه ها می توانید دسترسی به مدارک را محدود کرده و میزان امنیت را افزایش دهید.
میزان تحمل بار
هریک از اسلاید های کشو در این قفسه ها تحمل وزن خاصی را دارند و باید این موضوع را هم هنگام خرید مد نظر قرار دهید. اگر بیشتر از وزن آن ها در کشو ها مدارک بگذارید، سرسره های آن دچار اختلال می شوند و کشو ها تا آخر باز نمی شوند.
جمع بندی
فایل اداری فلزی از مهم ترین وسایلی است که برای بایگانی اطلاعات و مدارک مهم مورد استفاده قرار می گیرند. این محصولات انواع مختلفی دارند و به همین دلیل باید نکات خرید را در نظر بگیرید. ما در این مقاله سعی کردیم تمامی نکات مهم در زمینه خرید فایل اداری را با شما در میان بگذاریم تا انتخابی مطمئن داشته باشید.
